Edisi 21-04-2017
Langkah Delegasi Yang Efektif


Delegasi tugas dan tanggung jawab merupakan kunci produktivitas dan dalam jangka panjang merupakan regenerasi kepemimpinan.

Tanpa delegasi tidak mungkin perusahaan dapat berjalan dan berkembang. Sekalipun berisiko jika yangmenerimadelegasitidak mampu, apalagi menyalahgunakan tanggung jawab dan wewenang yang diberikan, tapi tetap delegasi diperlukan. Mengingat delegasi adalah salah satu kunci keberhasilan, maka kita tidak dapat menghindar sehingga perlu mengatur dan mengelola dengan benar. Berikut langkah-langkah yang dapat Anda lakukan untuk membuat delegasi yang Anda lakukan efektif.

Pertama, tinjau secara objektifbebankerja (workload) Anda. Analisis dengan cermat apa yang Anda lakukan hari demi hari dengan mencatatnya di buku harian kerja Anda selama dua pekan berturut, dan jika perlu diperpanjang untuk mendapat gambaran yang utuh. Berapa banyak waktu yang Anda pakai untuk kegiatan strategis dan berapa yang reaktif terhadap masalah yang timbul (fire fighting). Apakah ada aktivitas dan proyek penting yang Anda tunda?

Sekarang perhatikan manamana dari aktivitas tersebut yang dapat Anda serahkan kepada anak buah sehingga Anda dapat melakukan hal-hal yang lebih penting, berdampak besar dan berjangka panjang. Melalui tahapan ini, Anda mengidentifikasi aktivitas yang berdampak kecil tapi menghabiskan waktu Anda. Kedua, menentukan di mana kontribusi Anda paling dibutuhkan. Selaku entrepreneur atau eksekutif, Anda tahu apa yang menjadi kekuatan dan kelemahan yang ada pada diri Anda. Sebagai contoh, Anda sangat menyukai dan kuat di penjualan dan pemasaran, tapi Anda sangat pusing dengan urusan akunting yang tidak Anda senangi dan kuasai.

Anda dapat menyerahkan tugas dan pekerjaan yang tidak Anda kuasai dan senangi kepada staf Anda yang ahli dan menyenanginya. Tugas paling utama Anda adalah memimpin. Dengan menyerahkan sebagian tugas dan tanggung jawab kepada mereka yang lebih mampu dan terbiasa melakukan, akan memberikan Anda waktu untuk hal-hal yang lebihstrategisdanmeningkatkan performa perusahaan. Ketiga, mengidentifikasi orang-orang terbaik dalam organisasi perusahaan.

Periksa satu per satu mereka yang memiliki kemampuan lebih di atas tugas dan tanggung jawabnya saat ini, senang belajar dan mempunyai potensi untuk menerima beban tanggung jawab yang lebih besar serta dapat memimpin rekanrekan sejawatnya. Tetapkan rinciantugas (jobdescription) yangjelas, proses evaluasi yang terstruktur, danberikaninsentifyangadil. Dengan menyerahkan sebagian tugas dan tanggung jawab kepada orang-orang yang tepat, akan membantu Anda dan perusahaan mencapai gol yang ditetapkan.

Performa bisnis lebih dapat dipastikan dengan membagi tugas dan pertanggungjawaban kepada orang-orang yang memiliki keahlian dalam bidangnya. Keempat, didik, latih, perkuat, dan beri kepercayaan. Kehilangan atau tanpa kepercayaan dalam sebuah delegasi akan merupakan halangan yang terbesar. Perasaan dipercaya dan diakui kontribusinya membuat seseorang akan lebih produktif. Dengan mendidik dan melatih anak buah Anda, mereka akan dapat melakukan tugas-tugas yang lebih besar dan berat.

Jangan bersikukuh bahwa hanya Anda sendiri yang dapat melakukan tugas-tugas berat dengan benar, atau dengan mengatakan sia-sia dan buang waktu jika Anda harus mendidik orang lain. Memang pada awal mula akan memerlukan waktu, tapi selanjutnya akan lebih mudah jika anak buah Anda telah terbiasa. Kelima, berbagi strategi bisnis perusahaan dengan staf merupakan kunci Anda, khususnya kepada mereka yang Anda berikan delegasi.

Dengan berbagi strategi, visi dan misi perusahaan kepada orang-orang yang mendapattanggungjawabakanmembuat mereka lebih merasa dihargai dan membuatnya bangga danmenjaditahuarahtujuanperusahaan dalam jangka panjang. Mereka dapat memberikan masukan dan ide-ide yang cemerlang dan merupakan terobosan- terobosan. Keenam, membuat alur dan proses untuk pekerjaan yang berulang-ulang. Pekerjaan yang merupakan pengulangan harus dibuatkan sistem, prosedur, dan alur proses menjadi sebuah bisnis proses yang lebih mudah dikontrol secara konsisten.

Ketujuh, fokus pada hasil akhir. Biarkan anak buah sibuk dengan proses yang harus mereka lakukan dan jalani secara rutin, Anda selaku pemimpin fokus pada akhir hasil yang harus dicapai dalam menentukan dan fokus pada hasil akhir. Anda akan melihat seberapa jauh hasil yang telah dicapai dan bagaimana mempercepat pencapaiannya. Kedelapan, melakukan tindak lanjut tanpa harus ikut mengerjakan hal yang rinci dan kecil-kecil (micro-managing).

Dengan berhasilnya Anda mendelegasikan pekerjaan Anda bukan berarti Anda telah bebas, tapi mengalihkan waktu dan perhatian Anda untuk melakukan kontrol terhadap apa yang Anda delegasikan dan menggunakan sebagian waktu Anda untuk berpikir halhal yang strategis. Sediakan waktu juga untuk berbicara dengan staf kunci dalam membahas kemajuan atau sebaliknya hambatan dalam proses menuju hasil akhir sehingga karyawan yang bersangkutan tidak merasa dilepas begitu saja.

Kesembilan, setelahAnda berhasil mendelegasikan sebagian tugas dan pekerjaan Anda, maka Anda juga harus berani mendorong manajer atau supervisor yang langsung melapor kepada Anda untuk melakukan delegasi terhadap anak buahnya apa yang dapat didelegasikan sepanjang mempercepat proses. Dengan begitu, mereka juga diharapkan memiliki waktu untuk berpikir hal-hal yang strategis dalam fungsinya dengan tetap melakukan kontrol. Delegasi sebuah jalan untuk berkembang secara pribadi maupun secara perusahaan.

DR. ELIEZER H. HARDJO PH.D., CM
Ketua Dewan Juri Rekor Bisnis (ReBi) & The Institute of Certified Professional Managers (ICPM)