Edisi 13-10-2017
Tingkatkan Produktivitas dengan Manajemen Waktu dan Kerja Cerdas


Sejak kecil kita sudah diajari untuk kerja keras. Terlebih mereka yang berada di desa, pegunungan dan bertani; bercocok tanam.

Tanpa kerja keras tidak mungkin kita dapat memperoleh hasil yang kita inginkan. Menanam, menyiram, dan menuai atau memanen itulah siklus yang perlu dilakukan. Kendati beranjak ke kota besar dengan berbagai bangunan yang menjulang tinggi, pepatah orang tua tetap saja diperlukan khususnya bagi mereka yang mencari nafkah dengan bekerja di kantor. Selain kerja keras, juga dituntut untuk bekerja cerdas (work smart).

Bekerja cerdas menjadi tuntutan khususnya bagi generasi milenial yang tidak terpisahkan dari dunia IT dan gadget. Konektivitas digital kini menjadi kebutuhan mutlak dalam kehidupan. Bahkan, dalam berbisnis pun invasi digital tidak dapat dihindari dan bahkan menjadi sebuah competitive advantage. Bekerja cerdas tidak saja untuk keperluan dan manfaat diri sendiri, namun juga membawa manfaat bagi perusahaan seperti diungkapkan Jeff Haden, contributing editor Inc. yang mengutip Belle Beth. Beth adalah pendiri dari Hello Code yang membuat aplikasi Exist semacam aplikasi untuk mengintegrasikan berbagai kegiatan dalam satu aplikasi.

Pertama, menyusun dan meninjau ulang daftar yang akan dikerjakan setiap hari (to do list) dengan memilih yang betulbetul prioritas tidak lebih dari tiga untuk dikerjakan tuntas pada hari itu, sekalipun harus melewati jam kerja. Yang terbaik, kita menyusun daftar prioritas tersebut pada malam hari sebelum tidur atau pada pagi hari sebelum berangkat ke kantor. Dengan kita menyusun prioritas dalam sebuah daftar, akan mengosongkan otak kita dari kaitan itu dan memberikan keleluasaan pada otak kita untuk berpikir tentang hal lain.

Otak lebih berguna dipakai untuk melahirkan ide-ide, bukan untuk menyimpan informasi dan data-data. Kedua, mengukur hasil akhir, bukan lamanya proses mencapai hasil akhir. Bekerja keras akan cenderung menonjolkan jumlah waktu atau lamanya bekerja. Tapi, bekerja cerdas justru sebaliknya, bagaimana mengerjakan tugas secepatnya dan sesingkat-singkatnya dengan hasil yang sama dan bahkan lebih baik.

Ketiga, membangun kebiasaan untuk memulai pekerjaan lebih dini. Jika kita tidak memiliki to do list, kita tidak akan terdorong untuk segera melakukan pekerjaan kita. Kita akan berpikir berputar-putar sambil mengingat-ingat tugas apa yang terlebih dahulu harus dikerjakan. Akibatnya, asal seingatnya. Alhasil, melakukan tugas yang kurang dan tidak penting, membuang-buang waktu, sementara hal yang penting menjadi tertunda bahkan terlupakan dan terlewatkan. Keempat, menelusuri di mana kita membuang-buang waktu.

Apa kebiasaan kita yang selama ini kita lakukan, namun tidak berdampak dan tidak menghasilkan apa-apa, karena dilakukan sekadar kebiasaan dan hobi, menghabiskan waktu menunggu atau mengisi waktu karena tidak tahu apa yang harus dikerjakan. Atau, kita mempersiapkan hal-hal yang seharusnya dapat dikerjakan malam sebelumnya, seperti memilih pakaian, menyortir dokumen. Kelima, pergunakan waktu secara tepat.

Misalnya, ketika kita berada di kantor atau dalam perjalanan dari dan ke kantor, jika kebetulan disopiri, waktu ini adalah saat yang harus kita pergunakan sebaik-baiknya untuk urusan bisnis dan pekerjaan. Namun, ketika berada di rumah, sebaiknya pergunakan waktu untuk keluarga, jangan lagi membawa pekerjaan kantor ke rumah. Keenam, ambil waktu untuk rehat. Setelah berjam-jam kita bekerja, apalagi dengan konsentrasi penuh, maka otak kita akan penuh juga dan tidak dapat menampung lagi. Akibatnya, penat dan tidak dapat berpikir dengan baik.

Ambil waktu untuk rehat sejenak, mengosongkan pikiran agar mengembalikan ketajaman kita berpikir dan tidak jarang dengan inspirasi baru yang kita peroleh sewaktu kita sedang rehat. Ketujuh, jika memungkinkan ambil waktu tidur cepat (quick nap) cukup 15 menit, kita akan merasa segar kembali. Jangan paksakan terus bekerja ketika konsentrasi kita sedang di titik terendah, karena akan membuat kita sakit kepala dan tumpul pikiran.

Tentunya, Anda pernah mendengar banyak perusahaan Jepang sengaja memutar musik instrumental yang lembut dan tenang menghanyutkan untuk mengantar tidur 15 menit agar terlelap dan setelah itu baru diputar lagu untuk membangunkan dengan suara yang lebih keras. Kedelapan, berdiri dan mendekati pepohonan untuk mengisi oksigen. Ketika kita berada di ruangan ber-AC terus menerus, kita kadang merasakan kantuk yang berat, itu dikarenakan kita kekurangan oksigen. Kesembilan, membuat nampan atau boks untuk diisi dengan dokumen pekerjaan dan yang telah dikerjakan di-pindahkan ke nampan atau boks lain. Jadi, yang satu berlabelkan “belum dikerjakan” dan yang lain berlabel “sudah dikerjakan.”

Tugas kita adalah mengosongkan nampan atau boks yang belum dikerjakan dan mengisikannya ke nampan atau boks yang sudah dikerjakan. Untuk dapat bekerja secara cerdas diperlukan disiplin yang kuat, selain untuk menyelesaikan komitmen juga untuk tegas menolak pekerjaan atau tugas yang tidak atau kurang penting dan mendadak. Dalam bekerja cerdas yang paling penting adalah menyiasati diri sendiri untuk tetap konsisten berdisiplin sesuai dengan kiat-kiat di atas.

DR. ELIEZER H. HARDJO PH.D., CM
Ketua Dewan Juri Rekor Bisnis (ReBi) & The Institute of Certified Professional Managers (ICPM)